•  
    Выбор системы налогообложения
  •  
    Кабинет клиента
  •  
    Предварительный расчет стоимости услуг

ЛИЧНОЕ ДЕЛО РАБОТНИКА: оформляем и ведем правильно


Баннер 5.JPG


В соответствии с должностными обязанностями, предусмотренными выпуском 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих, инспектор по кадрам (либо лицо, выполняющее его функции) формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.

В целях оказания практической помощи указанным специалистам в выполнении этих обязанностей в данной публикации изложены основные положения, предусмотренные Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее – Инструкция).

Инструкция устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности.

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам).

Когда формируется личное дело работника

и какие документы следует включать при его формировании?

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения) о приеме на работу (назначении на должность).

При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

внутренняя опись документов личного дела;

дополнение к личному листку по учету кадров;

личный листок по учету кадров;

автобиография;

копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

заявление о приеме на работу;

копия (выписка) приказа (распоряжения) о приеме на работу (назначении на должность).

Кроме того, при формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:

декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);

контракт (государственных служащих);

справка-объективка;

анкета;

копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);

копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);

копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;

договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

направление на работу (службой занятости, для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).

Какие документы и материалы включаются в личное дело в процессе его ведения?

В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:

характеристики и аттестационные листы;

списки научных трудов и изобретений;

заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;

копии (выписки) приказов (распоряжений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;

иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.

В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

Документы личного дела помещаются в отдельную обложку, оформляемую по прилагаемой форме (приложение 4). На обложке личного дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.

Если фамилия работника после оформления личного дела меняется, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

Какие документы не включаются в личное дело работника?

В личное дело не включаются:

копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);

справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;

другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

После оформления личного дела работника на его документы составляется внутренняя опись по прилагаемой форме (приложение 1), которая содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. В ней также отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе «Примечание».

Одним из документов личного дела работника является личный листок по учету кадров.

Какой порядок заполнения личного листка по учету кадров?

Личный листок по учету кадров оформляется по прилагаемой форме (приложение 2) и заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность его заполнения проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.

При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования:

на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер «да», «нет»;

не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательного ответа указывается: «не имею», «не участвовал» и т.п.;

фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже. Например: Ручаевский Олег Николаевич;

в графе «Дата рождения» арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения. Например: 15.08.1962;

место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Например: БССР, дер. Леньки Слуцкого р-на Минской обл.;

в графе «Гражданство» указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);

в графе «Образование» указывается полученное образование: «общее базовое», «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее»;

если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;

наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью;

в графе «Какие имеете труды и изобретения» перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: «Список научных трудов (изобретений) прилагается»;

в графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и др. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности;

в графе «Семейное положение» указываются данные на момент заполнения личного листка: «холост (не замужем)», «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)», после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи).

Например:

женат:

жена – Трофимова Елена Константиновна, 1964 г.р.,

сын – Сидорский Кирилл Олегович, 1988 г.р.,

дочь – Сидорская Анастасия Олеговна, 1992 г.р.,

мать – Гуревич Нина Павловна, 1937 г.р.;

в графе «Место жительства» указываются адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон.

На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.

Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.

Какой порядок отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике?

Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета.

Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом по кадрам).

В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров.

Оформляется дополнение к личному листку по учету кадров по прилагаемой форме (приложение 3).

Какие сведения следует отражать в автобиографии?

Автобиография – документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата A4. В автобиографии отражаются следующие сведения:

фамилия, имя, отчество;

дата и место рождения;

полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);

трудовая деятельность;

профессия;

общественная работа, участие в выборных органах;

отношение к воинской службе и воинское звание;

наличие правительственных и других наград и поощрений;

сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).

Автобиография подписывается составителем с указанием даты.

Какие требования предъявляются к составлению и оформлению

других документов личного дела работника?

Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке.

Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата A4 или трафаретном бланке.

В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Характеристика – официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Она оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 или общем бланке в произвольной форме. В характеристике указываются:

название вида документа (характеристика);

имя, отчество, фамилия характеризуемого;

текст с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики.

Внешняя характеристика подписывается руководителем организации, внутренняя – руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты. Внешняя характеристика заверяется печатью нанимателя.

Какой порядок учета, хранения, использования и передачи в архив личных дел?

Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел (по порядку номеров либо в алфавитном порядке).

Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел по прилагаемой форме (приложение 5).

При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел.

Личные дела могут выдаваться во временное пользование работникам организации либо сторонним организациям в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Личные дела выдаются во временное пользование с разрешения руководителя организации.

При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые.

Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка по прилагаемой форме (приложение 6), которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело. Контрольная карточка помещается на место выданного дела.

Руководитель организации приказом (распоряжением) не реже одного раза в пять лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.

При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение руководителю организации.

Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи. Личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников.

Оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.

Приложение 1

Внутренняя опись документов личного дела № ______

________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)


п/п

Название
и заголовок
документа

Дата
документа

Индекс
документа

Номера
листов
дела

Дата включения
документа
в личное дело

Примечание

1

2

3

4

5

6

7








Итого___________________________________________________________ документов*

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи* ________________________________________

(цифрами и прописью)

_______________________

*Оформляется при подготовке личного дела к передаче в архив.

Приложение 2

Личный листок по учету кадров

1. Фамилия _____________________________________________________________________

Имя _________________ Отчество _________________________________________________

2. Пол ______ 3. Число, месяц и год рождения ___________________________________

4. Место рождения ______________________________________________________________

5. Гражданство _________________________________________________________________

6. Образование _________________________________________________________________

Наименование учебного заведения и его местонахождение

Факультет или отделение

Год
поступления

Год окончания.
(Если не окончил, с какого курса ушел)

Какую специаль ность получил, номер диплома или удостовере ния






7. Какими языками владеете _________________________________________________

(владеете свободно, читаете и можете

________________________________________________________________________________

объясняться, читаете со словарем)

8. Ученая степень, ученое звание ___________________________________________

9. Какие имеете научные труды и изобретения ________________________________

____________________________________________________________________________

10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, работу, учебу, стажировку за границей) (При заполнении данного пункта учреждения, организации и предприятия необходимо именовать так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.)

Число, месяц и год

Должность с указанием
учреждения, организации, предприятия

Местонахождение учреждения, организации, предприятия

приема (назначения,
избрания), перевода

увольнения



1

2

3

4





11. Участие в выборных законодательных и представительных органах.

Местонахождение выборного органа

Название выборного органа

В качестве
кого избран

Число, месяц, год




избрания

выбытия






12. Участие в профессиональном союзе _______________________________________

(членом какого профсоюза

________________________________________________________________________________

состоите, с какого времени)

________________________________________________________________________________

13. Какие имеете правительственные награды и почетные звания

________________________________________________________________________________

(когда и кем награждены, присвоены)

14. Отношение к воинской обязанности и воинское звание

________________________________________________________________________________

Военно-учетная специальность по действительному названию

____________________________________________________________________________

15. Семейное положение _____________________________________________________

(перечислить членов семьи)

____________________________________________________________________________

с указанием возраста)

16. Дополнительные сведения (указываются по согласованию анкетируемого и нанимателя): _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

17. Место жительства: ______________________________________________________

____________________________________________________________________________

Телефон_____________________________________________________________________

Паспорт: серия _____________________________________________________________

Кем выдан __________________________________________________________________

Дата выдачи ________________________________________________________________

Личный номер _______________________________________________________________

___________________ __________________

(дата заполнения) (личная подпись)

(Работник, заполняющий личный листок, обязан обо всех последующих изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и т.п.) сообщать по месту работы для внесения этих изменений в его личное дело)

Приложение 3

Дополнение к личному листку по учету кадров

Фамилия _________________ Имя __________ Отчество __________________

1. Данные о работе после заполнения личного листка

Должность (с указанием наименования учреждения, организации, предприятия)

Число, месяц, год

Распорядительный документ


приема (назначения,
избрания), перевода

увольнения

о приеме-переводе

об увольнении











2. Данные об изменениях в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка. (В данном разделе производятся отметки о следующих учетных сведениях: награждение правительственными наградами, присвоение ученых, воинских, почетных званий и ученых степеней, образование, знание языков, участие в составе выборных законодательных и представительных органов)

2.1. Записи о награждении, присвоении званий (степеней)

Число, месяц, год
награждения, присвоения

Наименование правительственной награды, присвоения ученого, воинского, почетного звания

Основание записи













2.2. Сведения о повышении квалификации, аттестации

Число, месяц, год

Решение комиссии (квалификационной, аттестационной)

Основание записи













2.3. Записи о присвоении классов

Число, месяц, год

Решение комиссии

Основание записи













2.4. Записи об изменениях в иных учетных сведениях о работнике

Число, месяц, год

Характер изменения

Основание записи













Личное дело проверено
_____________________
(дата)

_____________________
(подпись)

Личное дело проверено
______________________
(дата)

______________________
(подпись)

Личное дело проверено
_______________________
(дата)

_______________________
(подпись)

Приложение 4

Форма обложки личного дела работника

______________________________________________________

(наименование вышестоящей организации)

______________________________________________________

наименование организации (структурного подразделения)

Личное дело № ______

_____________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

Начато «_____» ______________

Окончено «_____» ____________

На ______ листах.

Хранить ________ лет

Приложение 5

ЖУРНАЛ (КНИГА)

учета личных дел

Номер личного дела

Фамилия, имя, отчество работника

Дата постановки на учет

Отметка о снятии с учета

1

2

3

4





Приложение 6

Контрольная карточка

Личное дело № __________________________

Фамилия _______________________________

Имя ___________________________________

Отчество _______________________________

Отметка о выдаче личного дела

Дата выдачи

Кому выдано

Расписка
в получении

Номер телефона

Дата возврата

1

2

3

4

5






Владимир Ильич СТЕПАНЕНКО, Ведущий научный редактор

Информационно-правовая система
по законодательству Республики Беларусь