•  
    Выбор системы налогообложения
  •  
    Кабинет клиента
  •  
    Предварительный расчет стоимости услуг

ОБХОДНОЙ ЛИСТ



Баннер 3.jpg

Понятие

В законодательстве не содержится определения обходного листа. На практике, под обходным листом обычно понимают документ, оформляемый при увольнении, уходе в отпуск и т. п., на котором проставляется отметка различных должностных лиц организации об отсутствии у кого-либо материальной задолженности.

Простонародное название этого документа – «бегунок». Данное название появилось из-за того, что в ходе сбора подписей часто возникает бюрократическая волокита, работнику приходится часами выстаивать у кабинетов, выжидая, когда должностное лицо сможет его принять и поставить свою подпись.

 

Законность применения обходного листа

Один из проблемных вопросов, возникающих на практике, - применение обходных листов при увольнении работников. Что представляет собой обходной лист и для чего он применяется? Каковы последствия для работников, не выполняющих при увольнении установленную нанимателем обязанность по заполнению обходного листа и последующей его сдаче в отдел кадров? И, что немаловажно, как практика применения обходных листов соотносится с трудовым законодательством?

Прежде всего следует отметить, что ныне действующий Трудовой кодекс Республики Беларусь (как и ранее действовавший КЗоТ 1972 года) не содержит никакого упоминания об обходном листе. На практике он представляет собой документ, с которым увольняемый работник должен обойти определенные подразделения организации, с тем чтобы руководители данных подразделений зафиксировали факт отсутствия к данному работнику каких-либо имущественных претензий, связанных с невозвращением им материальных ценностей. Обычно на обходном листе требуются подписи руководителей таких структурных подразделений, как бухгалтерия, служба безопасности, подразделение, где непосредственно работал увольняемый работник, отдел кадров, а в некоторых случаях еще и библиотека, юридический отдел и др.

В конечном итоге подписанный всеми необходимыми лицами обходной лист фактически означает, что работник при увольнении передал соответствующим лицам все числящиеся за ним материальные ценности, отчитался по всем выданным ему под отчет денежным суммам, сдал служебное удостоверение, пропуск на территорию нанимателя и т.д.

При отсутствии хотя бы одной из требуемых подписей устанавливается запрет отделу кадров принимать обходной лист от увольняемого работника, что на практике во многих случаях влечет отказ специалиста по кадрам выдать работнику трудовую книжку и отказ бухгалтерии произвести расчет с увольняемым работником. Иными словами, имеет место задержка увольнения работника до того момента, пока им не будет сдан в отдел кадров заполненный по установленной форме обходной лист. Законна ли данная практика?

Трудовой кодекс, не упоминая об обходном листе, достаточно подробно регламентирует процедуру оформления прекращения трудового договора. Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (п. 15 ч. 1 ст. 55 ТК).

Днем прекращения трудового договора в подавляющем большинстве случаев является последний день работы работника. Исключение составляют случаи, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с законодательством сохранялось место работы (должность). Подобная ситуация возникает, в частности, тогда, когда работник реализует свое право на отпуск с последующим увольнением, закрепленное в ст. 178 ТК. В этом случае днем увольнения считается не последний день работы перед отпуском, а последний день отпуска.

Именно в день прекращения трудового договора (как правило, последний день работы работника) наниматель обязан выдать работнику его трудовую книжку и произвести с ним расчет.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то наниматель в этот же день направляет ему заказное письмо с уведомлением с указанием о необходимости получения трудовой книжки. Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника (п. 47 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 № 30) (далее - Инструкция № 30).

Только в случаях, когда работник отказывается сам получить трудовую книжку, несмотря на заказное письмо с уведомлением о необходимости получения трудовой книжки, не является за ней и не выразил желания на пересылку ее по почте, наниматель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. При этом факт отказа от получения трудовой книжки оформляется актом с указанием присутствующих при этом свидетелей (п. 48 Инструкция № 30).

Ответственность за задержку выдачи трудовой книжку и расчета при увольнении предусмотрена соответственно ст. 79 и 78 ТК.

Таким образом, трудовое законодательство не предусматривает обязанности работника при расторжении трудового договора совершать какие-либо действия по заполнению обходных листов, передаче материальных ценностей и дел другому работнику и т.п.

 

«За» и «против»

Ряд специалистов оценивают такого рода дополнительные процедуры, связанные с увольнением работников, как сложившиеся на практике обычаи и делают вывод о возможности их фиксации в локальных нормативных правовых актах. И в случае такой фиксации также допускают возможность применения к работникам мер дисциплинарного взыскания при отказе в оформлении работником обходного листа

Более того, упоминание об обходных листах можно встретить не только в локальных нормативных актах многих нанимателей, но и в некоторых нормативных правовых актах. Например, в подп. 57.13 Инструкции о вещевом обеспечении органов и подразделений по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь 10.03.2005 № 26 «Об утверждении Инструкции о вещевом обеспечении органов и подразделений по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь».

Есть и другая точка зрения, в соответствии с которой закрепление в локальных нормативных актах обязанности работника заполнить обходной лист ухудшает его положение по сравнению с установленным трудовым законодательством, а следовательно, является Не вдаваясь в дискуссию по вопросу о легитимности закрепления в локальных нормативных правовых актах организаций обязанности работника по заполнению обходного листа, отметим, что даже при оценке этой практики как правомерной такие действия нанимателей (руководителей), как неподписание приказов об увольнении, задержка расчета с увольняемыми работниками, нарушившими данную обязанность, задержка выдачи им трудовых книжек, являются, безусловно, незаконными.

Обозначенные действия нанимателей не соответствуют действующему трудовому законодательству.

Итак, в последний день работы наниматель обязан во всех случаях выдать работнику трудовую книжку с соответствующей записью о прекращении трудового договора, произвести выплату всех сумм, причитающихся данному работнику от нанимателя.

Легализованная на локальном уровне практика применения обходных листов сталкивается и с иными трудностями, возникающими, в частности, в случаях, когда заявление об увольнении по собственному желанию подается работником во время его пребывания в отпуске, а также в период временной нетрудоспособности. Согласно ст. 40 ТК работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом нанимателя в письменной форме по общему правилу не позднее чем за месяц, а при наличии уважительных причин в срок, указанный в заявлении работника.

При этом Трудовой кодекс не ограничивает работника в праве принять решение о прекращении трудового договора и в период пребывания в отпуске либо в период временной нетрудоспособности.

Некоторые наниматели, исходя из локальной обязанности работников сдать материальные ценности, заполнить обходной лист, пытаются отзывать их из отпусков либо задерживать оформление процедуры расторжения трудового договора до окончания периода временной нетрудоспособности для выполнения работниками рассматриваемых дополнительных процедур, связанных с увольнением.

Однако срок, установленный в ст. 40 ТК, - это время, необходимое нанимателю, чтобы найти замену увольняющемуся работнику, а не для осуществления увольняющимся работником передачи дел, сдачи отчетов, подписания обходных листов и т.п. Тем более что в одном из рассматриваемых случаев работник реализует свое право на отдых и не обязан являться по месту работы, а в другом - находится в состоянии временной нетрудоспособности.

Что касается возможности отзыва работника по рассматриваемому основанию, то в соответствии со ст. 174 ТК отзыв работника из отпуска возможен только с его согласия. Поэтому, если работник, находящийся в отпуске, откажется прервать свой отпуск и явиться по месту работы, никаких законных рычагов воздействия на него у нанимателя не будет.

Трудовой кодекс не содержит препятствий для подачи заявления об увольнении по собственному желанию в любой форме, в том числе путем направления его по почте. Таким образом, работник может направить нанимателю соответствующее заявление, к примеру, заказным письмом.

Правило, изложенное в ст. 43 ТК, согласно которому не допускается увольнение работника в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске, применяется только для случаев увольнения по инициативе нанимателя.

Увольнение может быть произведено по истечении срока, установленного ст. 40 ТК, либо в срок, указанный в заявлении работника. Следует учитывать, что до истечения срока предупреждения об увольнении работник имеет право в любое время отозвать свое заявление.

Подведем итог: закрепление в локальных нормативных правовых актах нанимателей обязанности работников по заполнению и сдаче обходных листов не подкреплено правом нанимателей требовать в соответствии с законом выполнения работниками указанной обязанности, а в случае ее невыполнения - применять те негативные для работников меры, которые имеют место быть на практике.

Вместе с тем при рассмотрении данного вопроса необходимо учитывать и интересы нанимателя. Поэтому, если бездействием работника перед его увольнением (непередачей или задержкой в передаче находящихся у него документов или материальных ценностей) нанимателю будет причинен имущественный ущерб, наниматель вправе обратиться в суд с иском о взыскании с бывшего работника данного ущерба.

 

Зачем нужны обходные листы?

 

При приеме на работу:

Наниматель может:

1. в обходном листе зафиксировать факт приема материальных ценностей работником (перечень может быть различным в зависимости от того, с чем именно связана работа конкретного работника), а также иных предметов и документов (пропуск на территорию организации нанимателя и др.).

2. удостоверить тот факт, что работник надлежащим образом принял дела у своего предшественника, если он принят на должность, ранее занимаемую уволившимся работником (если порядок передачи дел не прописан в локальном нормативном правовом акте данного нанимателя), или иного уполномоченного лица.

3. отметить в обходном листе, что при приеме на работу работник должным образом осуществил все действия, предписанные отделом кадров, а также отделом охраны труда и техники безопасности, необходимые в связи с требованиями трудового законодательства.

Кроме того заполнение работником обходного листа может являться поводом к взаимному "знакомству" работника с ключевыми работниками структурных подразделений, указанными в обходном листе, что немаловажно в крупных организациях, и др.

 

При увольнении

Наниматель может:

1. в обходном листе указать факт надлежащего возврата ему материальных ценностей, а также иных предметов и документов, полученных работником при приеме на работу и/или в процессе трудовой деятельности.

2. зафиксировать факт, что работник надлежащим образом передал дела вновь принятому работнику или иному назначенному лицу (если порядок передачи дел не предусмотрен локальными нормативными правовыми актами данного нанимателя).

3. отметить, что работником сданы все отчеты о проделанной работе за определенный период времени.

4. обозначить в обходном листе, что за работником не имеется никаких других задолженностей и др.

 

Итог

Несмотря на то, что обходные листы не привносят в практическую деятельность организации особых проблем, их использование вразрез с действующим законодательством чревато неблагоприятными для работодателя последствиями. Зачастую риск привлечения к административной ответственности руководителя организации, а также должностных лиц, оформляющих документы об увольнении работника, гораздо больше той пользы, которую могут принести широко используемые рычаги воздействия на работника в виде обходного листа. В этой связи каждый конкретный наниматель принимая решение об использовании обходного листа должен учитывать имеющие вышеупомянутые правовые риски при определении порядка использования обходного листа в организации.

 

Форма обходного листа

Форма обходного листа, а также порядок его заполнения определяются на локальном уровне. Нередко в указанных локальных нормативных правовых актах содержится указание на то, что после прохождения всех соответствующих лиц подписанный ими обходной лист должен быть сдан работником специалисту по кадрам.

 

Срок хранения.

Действующее законодательство не устанавливает общего срока хранения обходного листа

 

Срок

хранения

Наименование документа

Правовой акт

3 года

обходные листы

ст. 505 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.1988*

* Не имеет нормативного характера и может использоваться только как методический документ.

3 года

обходные листы как документы, не вошедшие в состав личных дел

п. 167 Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь и организаций, входящих в его систему, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь, Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.01.2009 № 7/11

3 года

обходные листы как документы, послужившие основанием для приказов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел

п. 1089 Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Республики Беларусь, органов и организаций, входящих в систему Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Республики Беларусь, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Республики Беларусь, Министерства юстиции Республики Беларусь от 04.02.2010 № 5/7

1 год

обходные листы убывающих военнослужащих, гражданского персонала

п. 207 Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства обороны Республики Беларусь, иных органов военного управления, соединений, воинских частей Вооруженных Сил Республики Беларусь, военных учебных заведений и организаций Вооруженных Сил Республики Беларусь, военных комиссариатов, с указанием сроков хранения, утвержденного Постановлением Министерства обороны Республики Беларусь, Министерства юстиции Республики Беларусь от 08.04.2011 N 11/83

 

В.Э. Самосейко, юрист 01.03.2012

Информационно-правовая система
по законодательству Республики Беларусь